Table of Contents:
  • 講演者 - バーチャルでもフィジカルでも、良い講演コンテンツがなければカンファレンスを開催することはできません。
  • 会場 - バーチャルの世界では、講演者とその講演内容を宣伝する場であり、参加登録が容易で、カンファレンス参加者とのコミュニケーションを図ることができるサイトを意味します。  また、講演やその他の資料を公開できるようにする必要があります。  今回の記事では、会場についての議論を、カンファレンス前の体験とカンファレンス中の体験の2つに分けて説明します。
  • 参加者 - カンファレンスを開催しても誰も来なかったらどうしますか？  それは悲しいことではないでしょうか？
  • 懇親会と参加者のエンゲージメント - 人々は学び、ネットワークを構築するためにカンファレンスに参加します。  良いカンファレンスはその両方の機会を提供してくれます。

2020年2月の初め、私たちはバーチャルカンファレンスを開催することにしました。成長中のソフトウェア企業である私たちには限られたリソースしかありませんでしたが、多くの顧客が大きな成功を収めているVertical Market（Salesforce）で我々の製品にスポットを当てたイベントを開催したいと考えていました。  我々の製品について、一言で言うと、プログラマーを必要とせずに、Salesforceと他の多くのシステム間でデータを移動させることができ、リーズナブルなコストでそれを行うことができます。私たちの目標は、説得力のあるSalesforceのコンテンツ、そしてSalesforceと一緒にIntegrate.ioを使用し成功したお客様の体験談を加えたカンファレンスを開催することにより、製品の認知度を高めることでした。

私たちは、コンテンツのブレインストーミングを行い、自分の経験を共有したいと考えているお客様を探し、現在のお客様や潜在的なお客様が興味を持っているトピックについて発表してくれそうな講演者を探すといった企画プロセスを開始しました。

3月に何が起こったかは周知の通りです。世界的なロックダウンのため、COVID時代の最初のバーチャルテクニカルカンファレンスの一つを開催することになりました。  

偶然にも私たちが初めてだったこともあり、何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのかを他の皆さんにも学んでもらいたいので、私たちの経験を正直に話したいと思っています。  以下では、仮想カンファレンスのさまざまなコンポーネントを検討し、私たちから学ぶことで成功するカンファレンスを開催するにはどうすれば良いかに焦点を当てて、私たちの経験を時折痛切に語っていきます。  もしあなたがソフトウェア開発者で時間のある方であれば、この先を読み進めてみてはいかがでしょうか。もし、今後カンファレンスの開催を考えているのであれば、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかを学ぶために、ぜひ読んでみてください。  私たちが学んだことを端的にまとめたリストを見たい場合は、最後ににスキップしてください。

  1. カンファレンスの要件

  2. バーチャルカンファレンスの講演者

  3. カンファレンス前の準備場所

  4. バーチャルカンファレンスの参加者

  5. バーチャルカンファレンス会場

  6. 懇親会と参加者のエンゲージメント

バーチャル or リアル - カンファレンスはカンファレンスである

私たちは誰もがカンファレンスに参加したことがありますが、物理的なカンファレンスであれバーチャルなそれであれ、どのようなカンファレンスでも、次のような構成要素が必要です。

それぞれの構成要素について、何がうまくいったのか、何を改善することができたのかを見てみましょう。

1) バーチャルカンファレンスの講演者

私たちの旅は、カンファレンスで講演してくれる人を探すことから始まりました。私たちが探していたのは、対象分野の専門家（SME）と顧客という2つのタイプのスピーカーでした。以前にインタビューを行った印象的な顧客がすでにいたため、ここではスムーズに進めることができました。外部の講演者（当社と直接の関係はないが対象分野の専門家の方々）の方は、マーケティングチームが過去のSalesforceカンファレンスを回って、良い講演をされていて我々のカンファレンスで講演するのに興味を持ってくれそうな講演者を探すのに苦労しました。

講演者を選定し、Eメールでフォローアップを行った後、最初は、講演者との短いZoomミーティングを予定しました。

スケジューリングについての簡単な注意点：数十人規模のカンファレンスをスケジューリングする場合、講演者が何回もメールをやりとりすることなくアポイントメントを取ることができるCalendlyのようなサービスないと、効率的に行うことはできません。

最初のZoomでのコンタクトは15～30分程度でした。  その間に、講演予定者のみなさんがすぐにプレゼンできるアイデアを持っているかどうかを判断しました。  そうした内容をふまえ、私たちは彼らのプレゼンテーションを記録するための最終の会議を設定しました。  すぐに発表できるようなアイデアを持っていない方には、2回目のアポイントメントを設定し、その方との対話に時間をかけて、話を形にしていきました。  お客様の中には、カンファレンスでの発表が初めての方もいましたが、そのような方と一緒に発表の準備をすることは、とても興味深く、やりがいのある経験でした。専門家の中には、自分たちが興味を持っているテーマで新しい講演コンテンツを作ってみたいと考えている方もいらっしゃいました。  

私たちの講演者に対する姿勢は、来てくれた方をありのままに受け止め、その方の能力に合わせて期待値を調整していくというものでした。  もしその講演者が、異なるカンファレンスで何度も講演をして好評を博している人であれば、私たちはその講演者を信頼し、また講演をしてもらうようにしました。 講演者が何か新しいことをしたいと思っている場合は、それをするためのスペースを与えました。  私たちは、お客様が多忙な中で、私たちの製品について話す時間を取ってくれたことに感謝しています。  私たちの製品を使った経験を喜んで話してくれるお客様がいること、そしてお客様の成功を紹介することができたことをとても嬉しく思います。

結果は？：講演者講演者探しはうまくいったと感じています。  その理由の一部は、私たちのカンファレンスのテーマであるSalesforceが、カンファレンスのエコシステムが充実している製品であることでした。 講演者の多くは最近の他のカンファレンスで講演をしたことがあり、過去の講演内容から彼らを見つけることができました。  また、講演者を募集をしている間、カンファレンスのキャンセルが相次いだことで、カンファレンスを探している講演者の方が多くいました。  ここのトピックに関しては、こうした方が良かったなという部分はあまりありません。

2) カンファレンス前の準備場所

私たちが最初に行った決定の一つは、講演者のトークを事前に録音することでした。  その理由は、講演者と参加者が交流する場を担保するには、カンファレンス当日に起こりうる技術的な問題が多すぎるためでした。  もう一つの要因は、講演者と参加者が世界中から集まっているため、異なるタイムゾーンにいる参加者は、録画を通じて「生の」カンファレンスを体験することになるであろうという点でした。

少しテストした後、私たちはZoomミーティングを使ってセッションを録画することにしました。  ホスト側のコンピュータでは、画面を共有している場合は、Zoomの録音機能により、カンファレンス参加者がスライドの隅に配置されます。また顔の表示位置は講演者側のコンピュータの設定にもよりますが、シェアされた画面の上か横になります。 

thumbnail image

講演者の口元と録音された声の同期が取れていなかったり、声が抜け落ちたりする場合に備えて、講演者と司会者の両方に録音してもらいました。  テクニカルカンファレンスだったため、すべてのプレゼンテーションは、スライド、デモ、またはその両方があったので、紹介プレゼンテーションを除いて、常に講演者の画面が共有されていました。  画面共有がなければ、Zoomはただ話している人をフルスクリーンで表示します。

すべてのビデオは何らかの形で編集する必要があるため、社内のリソースだけでなく、契約したビデオ編集者にも編集を依頼しました。  編集者は、ミスをカットしたり、録画の最初と最後をトリミングしたり（プレゼンテーションを始めるには必然的に時間がかかるので）、コンテンツを邪魔しないようにスピーカーの顔の位置を再配置したりしました。  私たちは、動画を編集したら、非公開リンクで、YouTubeを使って動画をUPすることにしました。

結果は？：ZoomとYouTubeの利用はうまく行きました。  事前に録音された講演のおかげで、カンファレンス当日のプレゼンテーションの不具合を回避することができました。  ビデオ編集が非常に重要であると言い切ることはできません。おそらく、より洗練された録音ソフトウェアを使用すれば、編集を避けることができたかもしれませんが、その場合、講演者がそのソフトウェアを正しくインストールできないというリスクも生じます。 とはいえ、私たちの講演者は全員が何らかのITバックグラウンドを持っていたので、技術的な問題を回避することができたかもしれませんが。

3) バーチャルカンファレンスの参加者

講演を録音するだけでなく、カンファレンスを宣伝し、参加者に登録してもらう方法が必要でした。  いくつかの選択肢を検討した結果、カンファレンスのプラットフォームとしてHeySummitを採用しました（こちらが我々が使ったサイトです）。HeySummitは、講演者と講演の詳細の発表と登録、参加者とのコミュニケーション、エンゲージメント・メトリクスの提供、講演コンテンツのホスティングなど、完全なカンファレンス・エクスペリエンスを提供してくれました。サインアップはHeySummitによって特にうまく処理されています。参加に同意すると、HeySummitはあなたのブラウザにクッキーをセットして、あなたを記憶します。  参加者のほとんどは、パスワードを設定したり、アカウントのメンテナンスをしなくても参加できたのではないかと推測しています。

最も簡単なサインアップがあっても、サインアップしたい人がいなければ価値がありません。 我々は少ないマーケティング予算をさまざまなマーケティング施策に費やしました：キーワード広告を出したり、既存のメーリングリストにメールを送ったり、ソーシャルメディアに適した画像を講演者に提供したりして、フォロワーにカンファレンスをアピールするなど 。

私たちは、Salesforceのキーワード検索や、FacebookとLinkedInを使用して、ターゲットとなる受信者に広告をプッシュする有料広告をいくつか試してみました。  Salesforceのキーワードはかなり高価なので、有効なリードを獲得するにはLinkedInの方がはるかに合理的であることがわかりました。  また、LinkedInでSalesforceに興味を持っている人々のEメールリストを入手し、Eメールマーケティングキャンペーンを利用して彼らにリーチするようにしました。

カンファレンス後の分析では、最も成功したマーケティングはソーシャルメディアでのシェア、特にLinkedInからのシェアであったことがわかりました。  私たちのカンファレンスのスピーカーはインフルエンサーであり、彼らのほとんどが私たちが用意したソーシャルメディアのグラフィックを使ってカンファレンスを宣伝していたことがわかりました。  LinkedInの有料広告はある程度成功しましたが、Facebookの広告はターゲット層に対してうまく行きませんでした。

注目すべき点としては、本格的にカンファレンスの宣伝を始めたのは開催日の3週間ほど前からでした。  これは、バーチャルカンファレンスと現実のカンファレンスの違いの一つです。  この時期については社内でも議論を重ね、次回はもっと早く、おそらく2ヶ月前にプロモーションを開始したいと考えています。そうすれば、さまざまなマーケティングメッセージのA/Bテストを実施したり、メールリストを改良したり、インフルエンサーとの関わりを深めたりする時間を確保することができるでしょう。  もう一つの問題は、カンファレンスのウェブサイトがランディングページとみなされ、Cisco VPNによってブロックされていることでした。この問題を解決するためにCiscoに依頼しましたが、もっと早くドメインを登録して、ランディングページとして登録されないような基本的なマーケティングページを設置して、ドメインを「準備」しておくべきでした。

最終的な登録者数が1,300人を超えたことは、マーケティング予算が少なかったことと、カンファレンスの数週間前から本格的にマーケティングを開始したことを考慮すると、成功だったと私たちは考えています。

結果は？：HeySummitは、カンファレンスの認知度と登録のための良いプラットフォームでした。  控えめなマーケティング活動で、多くの登録者を獲得することができました。もっと早くから始めて、インフルエンサーを育成することができたのではないかと思いますが、この部分には概ね満足しています。

4) バーチャルカンファレンス会場

私たちは講演を整理して公開するためのサイトが必要で、カンファレンス中に参加者とコミュニケーションを取る必要がありました。  このためにHeySummitを選びましたが、参加登録、プレゼンテーション、コミュニケーションの各要素を分割することも可能です（例えば、参加登録にはEventbriteを、プレゼンテーションにはWixサイトを、コミュニケーションにはMailChimpを使用するなど）。

HeySummitを使うにしても、他のツールを使うにしても、HeySummitはオールインワンで提供されているので、カンファレンスのプレゼンテーションを設定するための良い例として役に立ちます。HeySummitには、カテゴリ、スピーカーや講演のランディングページ、メールでのやり取りなどが用意されています。また、HeySummitでは参加者がどの講演に参加するかを選ぶことができ、録画済みの講演をそれぞれ時間枠に当てはめていくことができるため、事前に録画された講演であっても、それぞれの講演を「今起きていること」として紹介することができます。

HeySummitのカテゴリーを広く使い、異なる関心分野に対応する14種類のカテゴリーを特定しました。  カテゴリはタグのように機能するので（各トークは複数持つことができます）、すべてのトークが少なくとも大まかなカテゴリ（「Salesforce」）に分類されていることを確認してから、特定のトークに適したタグを追加しました。  

HeySummitのスピーカーページとトークページはうまくいきました。  どちらも講演者が自分で編集することができ、ほとんどの講演者がそれをうまく使ってくれました。  これは労力を減らすだけでなく、質を高めることにもつながりました。  余談ですが、HeySummitのスピーカー用のダッシュボードは全体的によく整理されていて、WixやSquarespaceのような一般的なコンテンツ管理ソフトウェアでは利用できないようなものでした。多くのスピーカーが、彼らの側から見た体験がいかにプロフェッショナルで整理されたものであったかをコメントしており、特にダッシュボードについて言及しています。

参加者の視点では、参加者はどの講演に参加するかを選ぶことができ、カンファレンス当日にサミットサイトにログインすると、HeySummitがその時点でどの講演が行われていたかを表示してくれました。  また、HeySummitでは、カンファレンス後のアクセスを私たちが選択した期間（私たちは1週間強と決めていました）まで許可していたので、参加者は後からプレゼンテーションを見ることもできました。  これにより、異なるタイムゾーンにいる参加者は、自分の都合に合わせて講演を見ることができました。

HeySummitは明らかにシンプルに設計されています。  例えば、私たちが知る限りでは、トークの説明文にリンクやその他のHTMLを挿入することはできませんでした。また、送信されたメールは配信停止の追跡はできますが、開封の追跡はできませんでした。Hey Summitに含まれていない重要な機能を挙げるのは難しいですが、各機能はほとんどが基本的なものでした。

一般的に、HeySummitはリーズナブルな価格で仕事をこなしてくれましたが、残念なことに予定通りにメールを送信することができませんでした。  HeySummitからのメールは、それが機能していたときは、カンファレンスに必要なものがすべて揃っていました。  しかし、メールが遅れたり、完全に失敗したりした場合は、参加者のメールをダウンロードし、自社で作成したメールを自社のメールサービスを使って送信しなければなりませんでした。  この遅延は、HeySummit全体にかなり不満を感じさせる大きなマイナス要因でした。 また利用するかもしれませんが、もし利用するなら、独自のメールサービスを利用することになるでしょう。

結果は？： オールインワンのサミットサイトは、自分で構築するよりは良いかもしれませんが、カンファレンスのコミュニケーションに何かあった場合のバックアッププランを用意しておくと良いでしょう。  私たちはおそらくまたHeySummitを使うことになると思いますが、まずはメールの問題が解決されているかどうかを確認したいと思いますし、より堅牢な機能を探しています。  HeySummitがオールインワンになろうとしている理由は理解できますが、もう少し良いサービスを提供してくれるなら、もう少しお金を払ってもいいと思います。

5) 懇親会と参加者のエンゲージメント

内容については良いと感じていましたが、カンファレンス中のエンゲージメントには苦労しているとチーム全体が感じていました。  私たちの戦略は、Slackを使ってカンファレンス中に参加者とプレゼンターが一連のAMA(Ask me anything ：なんでも聞こう)チャンネルで交流できるワークスペースをホストし、初日の午後4時にカンファレンスの司会者とスピーカーの一人がホストを務めるZoomバーチャルハッピーアワーを開催することでした。

参加者者全員に送られたカンファレンスメールでSlackチャンネルのプロモーションを行いました。カンファレンスメールの開封率は40%を超えており、少なくとも400人がメールを読んだことがわかりました。  

(メールが開封されたかどうかを判断する技術についての議論は専門家に任せますが、一般的に開封数は読まれたメールの数を小さく見積もっていると言ってもいいでしょう)。  150人以上の参加者と発表者がSlackチャンネルに登録しました。  その150人のうち、かなりの数が#introチャンネルで自己紹介をしました。  

Slack AMAチャネルは、司会者とカンファレンスの登壇者が関連するトピックで運営されました。  私たちは、AMAの前と最中にSlidoを使って質問を集め、SlidoとSlackの統合により、それらの質問を各AMAチャンネルにピン留めすることができました。   AMAの内容は、主にSlackのホストとスピーカーの間で多くの良い交流があり、良いものだったと考えています。当社のマーケティングチームの一人は、AMAやその他のチャットをホストする際に考慮すべきこととして、90-9-1参加ルール（ユーザーの90％は全く貢献していない潜在的なユーザーであり、9％のユーザーは少し貢献し、1％のユーザーがほとんどすべての活動を占めているという法則）を強調していました。

Zoomのハッピーアワーは少なめの参加でしたが、楽しい時間を過ごすことができました。私たちは、参加者の小グループが交流できるように、Zoomのブレイクアウト機能を使用しました。  これは重要な発見でした - スピーカーの一人は、前日に開催したユーザーグループが、1つのZoomルームで80人の参加者がお互いにチャットをするようになったと言っていました。 

前述したように、Slackへの参加方法がメールに記載されていたたこともあり、HeySummitからのメールは遅れるか完全に届かなかったことで、参加者のエンゲージメントの助けになりませんでした。

結果は？：エンゲージメントは、もっと良い結果が得られればよかったなと思います。  Slackはよく知られていて広く使われているツールで、使ってよかったと思っていますが、Slackでエンゲージメントを促すのは困難でした。  例えば、Slackでバーチャル懇親会を主催するにはどうすればいいのでしょうか？  人同士をペアリングする方法はありますか？  自然とエンゲージメントが高い人はSlackでエンゲージメントをしていることがわかりましたが、エンジニアの国際カンファレンスでは特に、それは少数グループであることがわかります。  どこかにテキストと一緒にビデオがあれば、ペアになって話をすることができてよかったのですが、Slackはそのために作られたものではありません。  Slackはそのために作られたものではありませんが、このプラットフォーム上での使い勝手を大幅に向上させるために、何らかのプラグインなどを構築することは可能でしょう。  ほとんどの人はすでにデバイス上でSlackワークスペース（または多くのSlackワークスペース）を起動しているので、参加者に信頼できないツールのインストールを求めることはありません。  しかし、カンファレンス中にエンゲージメントする方法も必要としています。

まとめと教訓

そんな中、世界最大のカンファレンス（Dreamforce）を主催するSalesforceは、2020年に開催される残りのイベントをすべてバーチャルにすると発表しました。  つまり、バーチャルカンファレンスを開催したいかどうかは別にしても、開催する必要があるということです。  このカンファレンスを主催した私たちの全体的な経験は、非常にポジティブなものでした。エンゲージメントの問題で苦労したことを率直に話しましたが、一般的には、現実のイベントの何分の一かの費用で良いイベントを開催できたと感じています。  ここでは、このカンファレンスから得たものの中でも特に重要なものをご紹介します。

  • バーチャルカンファレンスをライブでやるのは大きなリスクがありますが、私たちはカンファレンスを事前に録画することを決めたことに満足しています。  しかし、録画したものをきれいにするためにビデオエディタを準備するのを忘れないでください。

  • ソーシャルメディアでのリコメンドが参加者者を最も集めた集客ソースであることがわかりました。

  • 良いスピーカーは明らかに重要ですが、二つの役割を果たします。つまり、参加者を惹きつけるコンテンツを提供してくれるだけでなく、ソーシャルメディアを通じてカンファレンスのマーケティングに役立つインフルエンサーにもなってくれます。 

  • 私たちはHeySummitを使用しましたが、これがうまく機能し、プレゼンターや参加者に感動を与えてくれました。

  • カンファレンス・プラットフォームがどれだけ優れていても、もしもの場合に備え、参加者へのメール配信などの重要な機能のバックアップを準備しておきましょう。

  • 物理的なカンファレンスに対してオンラインカンファレンスとの性質上、1日を通して参加者に参加してもらうのは困難です。  私たちはZoomのハッピーアワーやSlackのワークスペースを試してみましたが、成果は限定的でした。次回は、これらの交流チャネルをより積極的に推進し、参加者がより快適に参加できるツールを探してみたいと思います。

We hope that you can learn from our experience, and feel free to reach out if you have any questions.