データコンプライアンスをマスター：ヒント、戦略、ベストプラクティス

データは、あらゆる業種の企業にとって生命線となっており、データの収集と処理の急激な増加に伴って、データコンプライアンスの重要性も急上昇しています。そして、この複雑なビジネス環境を行くのは、機密情報を扱うあらゆる組織にとって不可欠です。

データコンプライアンスをマスターする上で、本記事の重要なポイントは以下の５つになります：

1. 組織のチームは、それぞれデータコンプライアンスの重要性と範囲を理解しないといけない。
2. GDPR や CCPA のような主要なデータ保護規制について、自身も従業員も熟知すべき。
3. （転送中と静止時の両方で）機密データを暗号化することで、不正アクセスからデータを保護することができ、たとえデータが傍受されたとしても、対応する復号化キーがなければ読み取ることができないようにできる。
4. データコンプライアンスを維持するために、継続的なデータコンプライアンスのトレーニングや教育リソースなど、最新のデータコンプライアンスツールや戦略を使う。
5. データコンプライアンスが最優先事項であることを保証すべく、組織のデータアクセス、データ取り扱い、データ保管の慣行を定期的に監査する。

組織は現在、データを活用してインサイトとイノベーションを実現すると同時に、この貴重な資産が急速に変化する規制や倫理基準に従って確実に取り扱われるようにするという重大な課題に直面しています。

そこで本記事では、データコンプライアンスをマスターし、ビジネスを効果的に保護するための重要なヒント、高度な戦略、ベストプラクティスを見ていきます。

データ コンプライアンスは単なる規制要件ではなく、消費者の信頼を維持してビジネスを保護するための重要な要素であり、生成および共有されるデータの量が増えるにつれて、組織は法的影響を回避し、消費者の信頼を維持するために、関連する規制に準拠しないといけません。

データコンプライアンスとは

データコンプライアンスとは、データの収集、保存、使用に関する法律や規制を遵守することであり、この規制は、個人のプライバシーと権利の保護に向けて設定されていることから、データが安全かつ倫理的に取り扱われることが保証されます。また、コンプライアンスは、データ侵害を防ぎ、法的処罰のリスクを軽減し、企業の評判を上げるのに重要です。

データコンプライアンスの重要性はいくら強調してもしすぎることはなく、データコンプライアンスは以下のような重要な目的を果たします：

• 法的保護の提供： コンプライアンスを維持することで、データの誤った取り扱いや個人情報保護法の違反に起因する法的な影響や多額の罰金から組織を守ることができる。
• 信頼の構築： データコンプライアンスへのコミットメントを示すことで、企業は顧客、パートナー、ステークホルダーとの信頼を築き、ブランドの評判と価値を上げることができる。
• データの品質と完全性の維持：コンプライアンス対策を満たすことは、多くの場合、データ管理の全体的な改善につながり、それで組織のすべてのデータ資産の品質と信頼性が上がる。
• リスクの軽減： 企業が定期的にリスク管理テストを実施することで、情報漏洩の被害者や情報を漏らした組織にとって深刻な経済的損害や評判の低下をもたらす可能性のあるデータ侵害、不正アクセス、その他のセキュリティ事故のリスクが軽減される。
• 競争上の優位性の提供： データプライバシーに関する懸念はますます高まっているため、データコンプライアンスに優れた組織は競合他社との差別化を図ることができる。
• 倫理的責任の遵守： データコンプライアンスは、法的要件だけでなく、倫理的なデータ実務と個人のプライバシー権の尊重に対する組織のコミットメントを反映する。

データコンプライアンスは、組織の IT 部門や法務部門だけが責任を担うわけではなく、一回こっきりのものでもありません。例えば消費者データの保護は、継続的な注意と適応が必要な継続的なプロセスです。テクノロジーの進化に伴いって新たな規制が登場するでしょうし、その際組織は、データプライバシーを維持して、現在および将来のすべての規制を遵守するためのアプローチにおいて、常に用心深く、積極的でないといけません。

おすすめ記事：データとデータ統合のディレクター：リーダーシップの相乗効果

データコンプライアンスの法的枠組みと規制

日々生成されるデータ量が指数関数的に増加し続ける中、世界中の政府機関は、消費者データの不適切な取り扱いに対して罰金を科したり犯罪としたりするための規制の導入が必要であることがわかりました。例えば、より広く知られているデータガバナンスと保護の枠組みに以下のようなものがあります：

一般データ保護規則 

GDPR（一般データ保護規則）は、EU（欧州連合）域内で活動する組織や EU 住民の個人データを取り扱う組織に適用される包括的なデータ保護規則です。そこには明示的な同意の取得、データの正確性の確保、消費者へのデータへのアクセスと削除の権利の提供など、データ処理に関する厳格なガイドラインが定められており、GDPR の規定を遵守しない場合は、高額な罰金や組織の評判に傷がつく可能性があります。

カリフォルニア州消費者プライバシー法

CCPA（カリフォルニア州消費者プライバシー法）は、カリフォルニア州の住民に、収集された個人データの内容を知る権利、そのデータにアクセスする権利、およびそのデータを収容する側に削除を要求する権利を与えており、このデータガバナンス規制により、消費者は個人情報の第三者への売却をオプトアウトすることもできます。

そして企業は、このような権利を遵守するための措置を実施し、透明性のあるプライバシーポリシーを提供しなければならず、CCPA を遵守しない場合は、この責任を怠った個人や企業に対して多額の罰金や法的措置が取られる可能性があります。

医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律

HIPAA（医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律）は、米国における医療提供者、保険会社、およびそれらの業務提携者に適用されるデータ保護法であり、機密性の高い患者情報の保護や、その機密性、完全性、可用性の確保のための基準が定められています。

HIPAA を遵守するには、個人識別情報および個人健康情報を保護するための管理的、物理的、および技術的な保護措置の実施が必要です。 あらゆる形態の機密性の高い患者情報にアクセスできるどんな組織も、そのシステムの侵害の回避にあらゆる予防措置を講じないといけません。

その他の注目すべき規定

その他の重要なデータコンプライアンス法には、以下が挙げられます：

• 連邦情報セキュリティ管理法（FISMA）
• ペイメントカード業界データセキュリティ基準（PCI DSS）
• 児童オンラインプライバシー保護法（COPPA）
• サーベンス・オクスリー法（SOX法）

これらの規制にはそれぞれ、組織が PHI（個人健康情報）やクレジットカードまたはデビットカード所有者のデータなどの機密情報を保護して準拠していることを確認するために従わなければいけない特定の要件があります。

おすすめ記事（英語）：What It Actually Means to Be HIPAA Compliant（HIPAA 準拠の実際の意味）

データコンプライアンスのベストプラクティス

上記のデータプライバシーおよびデータセキュリティ規制を遵守するには、データコンプライアンスのベストプラクティスを理解する必要があります。

組織が採用できる最大の対策には、以下のようなものがあります：

• 定期的なリスク評価の実施： データセキュリティとプライバシーに対する潜在的なリスクを定期的に評価して脆弱性を特定し、そのリスクを軽減するための対策を実施する。リスク評価は、１回限りの措置ではなく、継続的なプロセスであるべき。
• データ暗号化の導入： （転送中および保存中の両方の）機密データを暗号化することで、不正アクセスから保護され、データが傍受された場合でも読み取れないことが保証される。
• 明確なデータポリシーの策定： データの収集、処理、保存、共有方法を概説した包括的なデータ ポリシーを作成することで、データを保護でき、そのポリシーは、すべての従業員とステークホルダーに伝達されないといけない。
• データの最小化の保証： 業務に必要なデータのみを集めることで、万が一情報侵害が発生した場合でも、漏洩の可能性がある個人情報の量を最小限に抑えることができる。その際、過剰や無関係な情報の収集は避け、日常業務に不要なデータは定期的に見直して削除する。
• アクセスコントロールの確立： 厳密なアクセスコントロールを実施することで、組織の機密データへのアクセス者を制限する。また、RBAC（役割ベースのアクセスコントロール）を使うことで、適切な認証を受けた従業員のみがアクセスでき、従業員は職務遂行に関連するデータにしかアクセスできないことが保証される。
• データの正確性の維持： データの正確性と完全性を証明するために、定期的にデータを見直して更新する。不正確なデータは、組織に直接的な影響を及ぼすコンプライアンス上の問題につながる可能性があり、意思決定能力の妨げになることも少なくない。
• インシデント対応計画の実施：コンプライアンスのプログラムを策定し、インシデント（事故）対応計画を維持することで、データ侵害やその他のセキュリティインシデントが発生した場合に対処できるようになる。データ保護法を守る上で果たすべき役割と、セキュリティインシデントが発生した場合に想定されることを全従業員がわかるように、全員がこの計画にアクセスできて熟知していることを確認する。
• データコンプライアンスに関する従業員のトレーニング：定期的なトレーニングセッションを実施することで、データコンプライアンスの対策、要件、ベストプラクティスについて従業員を教育する。その際、顧客データの保護が組織にとっていかに重要であるか、またその適切な取り扱い方を従業員が確実に理解できるようにする。

データコンプライアンスはすべての人の責任なのです。

おすすめ記事（英語）：Data Security Threats and Compliance 2023 and Beyond（データセキュリティの脅威とコンプライアンス ２０２３年とその後）

データコンプライアンスを達成するための戦略

ベストプラクティスはデータコンプライアンスの基盤となるものですが、その複雑性を本当の意味でマスターするには、企業は高度な戦略を開発する必要があります。

コンプライアンス専門家への確認、コンプライアンス戦略の定期的な更新、強固なデータガバナンスフレームワークの使用、定期的な侵入テストの実施はもちろん、以下のような洗練された戦略によって、組織のデータコンプライアンスへの取り組みが強化されます：

• 自動化と AI の活用：自動化で、データマッピング、データアクセスの監視、コンプライアンスギャップの特定などのタスクができるようになり、AI は大規模なデータセットを分析して、侵害につながる前に異常や潜在的なコンプライアンス問題を検出することができる。
• DLP（データ損失防止）ソリューションの導入： DLP ソリューションで、不正なデータ転送や漏えいの防止やデータアクティビティの監視ができ、機密データが不適切に共有または転送されないようにガバナンスポリシーを実施することができる。
• プライバシーバイデザインの使用： システムおよびプロセスのデザイン・開発方法にプライバシー規制への配慮を組み込む。プライバシーバイデザインは、データ保護を後付けするというよりも、業務の中核に統合するものである。
• ゼロトラストのセキュリティ対策の採用： ゼロトラストのセキュリティ・ポリシーは、「決して信用せず、常に検証する」という原則に基づいて運用されることから、組織内外を問わず、ネットワーク内のリソースにアクセスしようとする者に対して厳格な検証を要求する。

これらの戦略を参考に、次は実際に強力なコンプライアンス対策を実施するための手順を見ていきましょう。

データコンプライアンス対策の実施

コンプライアンス要件を満たすのに取るべき最も有益な措置は、多くの場合は最も現実的なものです。

企業内に強固なデータ コンプライアンス フレームワークを構築するには以下を行います：

1. 現在のコンプライアンス状況の評価
2. データコンプライアンス計画の策定
3. データコンプライアンスオフィサーの任命
4. データ取り扱い手順の確立
5. 技術的セーフガードの導入
6. 定期的な監査の実施
7. データへのアクセスと活動の監視
8. プライバシーポリシーの見直しと更新

しかし、それには、コンプライアンスへの取り組みをサポートする特定のツールが必要です。

データコンプライアンスをマスターする：ツールとテクノロジー

データコンプライアンスを本当の意味でマスターするには、適切なツールとテクノロジーがあり、その使い方を知っていないといけません。データコンプライアンスツールがあってそれを理解することで、規制要件への対応や効果的なデータ管理など、組織の能力が大幅に上がります。また、複数の異なるシステム（特にレガシー（旧式）または独自のプログラムを実行している）を使っている場合は、システムインテグレーターを雇うことで、データコンプライアンスの法律や規制を満たすだけでなく、それを上回ることもできます。

システムインテグレーターがチームにいない場合は、データコンプライアンスのツールボックスに入れるべき最も一般的で基本的なツールとして次のようなものが挙げられます：

データマッピングツール

データマッピングツールで、データがどこに保存されてどのように処理され、誰がデータにアクセスして操作できるのかを理解することができます。データマッピングツールは、データ資産のインベントリを常に把握し、法規制へのコンプライアンスを確認するのには欠かせません。

暗号化ソフトウェア

暗号化ソフトウェアは、読み取り不可能なコードに変換することで、組織の機密データを保護します。また、復号化キーを持つ許可されたユーザーしかデータにアクセスできないことから、セキュリティがさらに守られます。

DLP（データ損失防止）ソリューション

DLP ソリューションは、組織のデータに関連する日々の活動の監視や、不正アクセスを防止するポリシーの実施、不当なデータ転送の制限、データ漏えいからの保護を行います。データ漏えいがすべて意図的であるわけではありませんが、DLP ツールは、悪意のある行為から保護しながら、機密情報を偶発的な暴露から守ります。

IAM（アイデンティティアクセス管理）システム

IAM システムは、need-to-know のパラメータに応じて設定した制限に従って、データやアプリケーションへのユーザーアクセスをコントロールします。社内の機密データに健全な境界線を設定することで、担当者は、作業を許可された機密情報にしかアクセスできないことが保証されます。このようなシステムで、特に DLP ツールと組み合わせた場合、最小特権の原則に実施や、全体的なセキュリティの向上が実現します。

監査およびコンプライアンス管理ツール

これらのツールは、データコンプライアンス監査の実施や、データ保存パラメータやアクセスセキュリティなどのコンプライアンス関連タスクの管理をサポートするのに特別に設計されています。データコンプライアンス監査ツールは、コンプライアンス要件の追跡の自動化や、コンプライアンスレポートの作成、改善が必要な領域に関するインサイトの提供を行います。

SIEM（セキュリティ情報イベント管理）システム

SIEM システムは、潜在的なセキュリティ脅威を積極的に検出して対応することができるように、企業のさまざまなソースからデータの収集や分析を行います。また、SIEM がリアルタイムの監視を提供し、潜在的なコンプライアンス違反を特定することから、組織はコンプライアンスを維持できるようになります。

データマスキングツール

データマスキングツールは、機密データを架空の情報に置き換えて匿名化します。データマスクにより、企業は個人情報のセキュリティを損なうことなく、コンプライアンステストや開発環境で実際のデータを使用することができます。

同意管理プラットフォーム

多くの規制は、消費者の個人を特定できる情報を取得するためのルールが定められています。そのような規則の１つに、消費者は、組織のデータの使用および保存について自由に同意を与えなければいけないという「同意に関する規定」があり、同意管理プラットフォームは、消費者の同意が GDPR や CCPA などの適用される規制に準拠して取得、保存、管理されていることを確認するために、データ処理活動を監視します。

データガバナンスプラットフォーム

データガバナンスプラットフォームは、組織のデータポリシー、取り扱い手順、および規制基準を管理するための中心的なスペースを提供します。データガバナンスプラットフォームで、データ処理方法が会社の目標をサポートし、ビジネスを展開する地域の規制要件に準拠していることを保証することができます。

データコンプライアンス教育研修の始め方

仕事のための道具に加えて、仕事のやり方を知ることも同じくらい重要です。なのでトレーニングの手を抜かないでください！適切で有意義な方法を見つけてチームの関心を高め、コンプライアンスの職場文化を促しましょう。

まずは：

意識を高める

チームメンバーの中には、データ取り扱いに関わっていない人もいれば、日常的に機密データに接している人もいるでしょう。でもコンプライアンストレーニングと教育に関しては、すべての従業員は平等に扱われるべきです。

コンプライアンス教育のセッションを定期的に開催し、データコンプライアンスの対策、規制、および重要性に関する従業員の意識を高めましょう。データアクセスやデータ操作に関わることがないような従業員であっても、全従業員がデータコンプライアンス規制を知り、コンプライアンスとはどのようなものかを理解して、コンプライアンス違反が発覚した場合に何が起こり得るかを認識する必要があります。

そしてそこから、例えば、カスタマーサービス担当者に現在のデータ取扱いのベストプラクティスをトレーニングするといった具合に、トレーニングはより細かく、役割に特化したものになっていくべきです。IT 技術者もこの例と同じトレーニングを受けますが、データコンプライアンスのより技術的な側面について、より詳しいトレーニングを受けることになります。

継続的な教育リソースの提供

データコンプライアンスに終わりはなく、特に、さまざまな種類の AI（人工知能）が組織に浸透している現在だと、規制は頻繁に更新されています。そして今後も新たな法規制が登場する可能性が高く、データコンプライアンスのトレーニングもそれに追随するべきです。継続的な教育リソースによって、従業員は法令と組織の両方におけるデータコンプライアンス対策を常に把握することができますからね。

また、インタラクティブなトレーニングは、従業員の意欲を維持する最善の方法の一つです。データ コンプライアンスのワークショップとシミュレーションでは、レッスンの強化とともに、チームが学習内容を実際のシナリオに適用できる実践的な実務演習の最新情報が提示されます。

テストチームの知識と理解

対面であれオンラインレッスンであれ、教育リソースの提供は必須ですが、魅力的なリソースを提供したからといって、必ずしも全従業員がその教材に取り組んでいるとは限りません。チームメンバーがライブトレーニングに参加したり、従業員がレッスンを完了したという通知を受け取ったりしても、そのメンバーが教材を習得したというわけではありません。

定期的な評価では、これで誰かを非難するのではなく、全従業員が協力してデータコンプライアンスを達成して維持することが、組織全体の事業遂行能力にかかっているという考えを前置きしましょう。部門全体の筆記試験でも、１対１の評価でも構いません。そして評価結果で、従業員の知識のギャップがわかり、追加のトレーニング教材の提供が必要な場所が示されます。

オープンなコミュニケーションの奨励や、有益なコンプライアンス行動の認識し、不手際への迅速な対処を行う組織では、顧客サービス担当者や IT スタッフからサードパーティパートナーに至るまで、全員がデータコンプライアンス対策を優先するコンプライアンス文化が育まれます。

監査と評価でデータコンプライアンスをマスターする

定期的な監査や評価を実施し、組織が本当にデータコンプライアンスの習得に取り組んでいるかどうかを評価するのは、賢明かつ必要なことですが、一部のチームメンバーには誤解を招く可能性があります。だからこそ、コンプライアンス文化の構築と強化が非常に重要なのです。

全従業員がコンプライアンスを維持する方法を知り、それがなぜ重要なのかを理解し、それを達成する方法を知っていれば、組織のコンプライアンス方法と遵守の監査は合意と理解を得られやすくなります。

定期的に行うべき作業には、以下のようなものがあります：

• 部門管理者に内部監査を実施させ、方針、手順、統制を見直し、改善点を特定する。
• データコンプライアンスの取り組みを独立的に見るために外部監査人を雇用する。
• ギャップ分析を実行して、組織の現在の慣行と適用される規制要件との間の矛盾を見つけ、その結果を使ってコンプライアンスのギャップに対処するためのアクションプランを作成する。
• データ処理慣行に関連するリスクを評価して、潜在的な脅威、脆弱性、影響を発見し、そのようなリスクを軽減できる戦略を実行する。
• コンプライアンスのチェックリストを使っ’てコンプライアンスの取り組みを相互チェックし、チームが法的および規制上の要件をすべて満たしていること、そして誰も要件を見落としたり怠ったりしていないことを確認する。
• 監査結果、コンプライアンスへの取り組み、および実施された是正措置を報告し、文書化することで、万が一、組織が不適切なデータ取扱手順で非難された場合に、データプライバシーの実践を実証し、規制当局の検査時にコンプライアンスへの取り組みをサポートする文書が手元に残ります。

データコンプライアンスを、常に調整と改良が必要な継続的なプロセスとして扱いましょう。そして全体的な目標は、コンプライアンスを満たし、それを維持するだけでなく、コンプライアンスの期待を上回ることを目指すべきです。

データコンプライアンスの責任をどの程度理解しているか

今日の企業では、厳格なデータコンプライアンスのルールが満たされてないといけません。

データ保護規制を理解して遵守することで、消費者、顧客、その他のステークホルダーとの信頼関係を築きながら、法的処罰を回避することができます。

また、ベストプラクティスの導入や、高度な戦略の活用、適切なツールとテクノロジーの使用などで、データコンプライアンス基準を達成、維持、超過しましょう。

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Q&A

Q. データ規制の不遵守がもたらす結果とは？

A. データ規制に遵守しない場合は、多額の罰金、法的措置、風評被害、潜在的な業務混乱、顧客の信頼喪失につながる可能性があります。

Q. データコンプライアンス監査はどのくらいの頻度で実施すべきか？

A. データコンプライアンス監査は、少なくとも年１回、定期的に実施すべきですが、その頻度は、組織の規模、業種、特定の規制要件、データ量、その他の変数によって異なる場合があります。

Q. 中小企業が限られた予算でデータコンプライアンスを確保するには？

A. 中小企業は、リスク評価の実施、基本的な暗号化の導入、従業員トレーニングの実施など、非常に重要な対策を優先することで、データコンプライアンスを確保することができます。また、手頃な価格のコンプライアンスツールを活用して専門家の指導を仰ぐのも有効です。

Q. データコンプライアンス規制の変化に対応するには？

A. 業界のニュースレターの購読や、関連するウェビナーへの参加、専門家のネットワークへの参加や、規制の最新情報の定期的な確認などで、データコンプライアンス規制の変更に関する情報を常に入手しましょう。

Q, データ処理のアウトソーシングはデータコンプライアンスに影響しますか？

A. データ処理をサードパーティに委託する場合、適切に管理されないとコンプライアンスに影響を与える可能性があります。サードパーティのベンダーが関連するデータ保護規制を遵守しているかどうかを十分に調査し、すべての契約書にコンプライアンス要件を盛り込みましょう。

Q. データコンプライアンスとデータセキュリティの主な違いは何ですか？

A. データコンプライアンスは、データの取り扱いに関する規制やポリシーの遵守に重点を置き、データセキュリティは、不正アクセスやデータ侵害などのサイバー脅威からデータを保護するサイバーセキュリティの一分野です。どちらも機密情報の保護や、信頼の維持には非常に重要です。